Аллен Д. «Как привести дела в порядок» — краткий конспект книги

Метод организации работы:

1. собираем разное, которое отвлекает наше внимание;
2. проясняем, что это за дела и как с ними справляться;
3. рассортировываем результаты;
4. просматриваем результаты как руководство к действию;
5. действуем.

1. СБОР

«Инкубатор идей и задач».

Собираем всё, что касается работы и что в ближайшем будущем обработаем и посмотрим подробно.

«Контейнер с информацией».

Периодически его очищаем, чтобы он оставался работоспособным инструментом сбора информации.

Выполняем 3 требования:

1. Каждая «дыра» должна находиться в системе сбора информации, а не в голове.
2. Должно быть несколько хранилищ информации.
3. Нужно регулярно опустошать хранилища.

Выбрасываем из головы всё, что попадает в контейнер.

Опустошение корзины – означает, что нужно изъять материал и определить, что это и что с этим делать, и только потом организовывать в систему. Не складываем дела обратно.

2. ОБРАБОТКА

Прежде, чем решаем, что делать, сначала отвечаем на вопрос: можно ли с этим работать? Если нет – никаких действий не требуется, то есть это:

1. ненужный мусор — выбрасываем
2. сейчас ничего не делаем, но отложим на некоторое время в папку «Отложенное»
3. может быть полезно позже (помещаем в систему справочной информации)

Если да – то можно работать:

1. какой нужен результат?
2. что нужно сделать в первую очередь? (дело с видимым результатом)

Что дальше:

1. Делаем сразу же, если дело занимает меньше 2 минут.
2. Перепоручаем надёжному человеку.
3. Откладываем в список конкретных действий, если дело занимает больше 2 минут.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ

Что понадобится для управления делами:

1. список проектов
2. хранилище или папка для планов по проектам и сопутствующих материалов
3. ежедневник
4. список напоминаний о следующих конкретных действиях
5. список напоминаний о делегированных делах

Проект – некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать больше одного шага.

Сопутствующие материалы – информация, которая может пригодиться во время работы над проектом.

Категории следующих конкретных действий:

Все 2-минутные и выполненные дела организовывать не нужно.

1. события, намеченные в будущем – вносим в ежедневник.
2. дела для выполнения сейчас – вносим в список следующих конкретных действий
3. всё делегированное – вносим в «Лист ожидания».

Ежедневник

Категории напоминаний о делах, которые вносятся в ежедневник:

1. намеченные на определенное время, день;
2. те, что должны быть сделаны чем скорее, тем лучше;
3. информация, привязанная к конкретному дню.

4. ОБЗОР

Если создаём персональную организационную систему со списком проектов, ежедневником, списком следующих конкретных действий и списком ожидания делегированных дел, для ее работы ничего больше не потребуется.

Чаще всего просматриваем ежедневник, который напоминает о боевом положении – какие вещи нужно сделать. После ежедневника проверяем «Список следующих конкретных действий». Он содержит перечень следующих действий, которые можно предпринять в свободное время в течение дня. Списки «Проекты», «Ожидание делегированного», «Когда-нибудь» —  просматриваем по необходимости.

Основной фактор успеха – еженедельный обзор.

Всё, что потенциально должно быть сделано, просматриваем с регулярностью для того, чтобы освободить мозг от необходимости запоминания и напоминания.

Еженедельный обзор – это время, чтобы:

1. собрать и обработать всё «разное»;
2. просмотреть и пересмотреть всю систему;
3. выделить сделанное и текущее.

5. ДЕЙСТВИЯ

Основная цель – выбор решений о том, что будем делать в каждый момент времени.

1) Модель принятия решений в конкретный момент:

            1- контекст;

            2- имеющееся время;

            3- имеющаяся энергия;

            4- приоритет.

Контекст – это некоторые условия, которые накладывают ограничения на действия. Например, дома, в офисе, в магазине, есть интернет, нет интернета и т.п.

2) Модель оценки дневной работы (когда решаем задачи или работаем):

1. запланированные задачи;
   1. неожиданные задачи;
   1. планирование задач.

3) Модель обзора собственной работы:
приоритеты должны управлять выбором. Чтобы определить приоритеты, надо хорошо знать, в чем заключается работа. Есть как минимум 6 точек зрения, относительно которых это можно определить, похожие на 6 высот над уровнем моря:

            1- 50 тыс. футов и более = жизнь;

            2- 40 тыс. футов = 3-5-летняя перспектива;

            3- 30 тыс. футов = 1-2-летние цели;

            4- 20 тыс. футов = круг обязанностей;

            5- 10 тыс. футов = текущие проекты;

            6- уровень моря = текущие дела.

4) Естественная модель планирования:

            1- выбираем какое-то полезное дело;

            2- думаем над целью;

            3- думаем, как бы выглядел результат, как это скажется на репутации и финансовом состоянии;

            4- устраиваем мозговой штурм по потенциальным шагам.

            5- огранизовываем мысли по потенциальным шагам.            

6- определяемся со следующим действием.