Метод организации работы:
- собираем разное, которое отвлекает наше внимание;
- проясняем, что это за дела и как с ними справляться;
- рассортировываем результаты;
- просматриваем результаты как руководство к действию;
- действуем.
1. СБОР
«Инкубатор идей и задач».
Собираем всё, что касается работы и что в ближайшем будущем обработаем и посмотрим подробно.
«Контейнер с информацией».
Периодически его очищаем, чтобы он оставался работоспособным инструментом сбора информации.
Выполняем 3 требования:
- Каждая «дыра» должна находиться в системе сбора информации, а не в голове.
- Должно быть несколько хранилищ информации.
- Нужно регулярно опустошать хранилища.
Выбрасываем из головы всё, что попадает в контейнер.
Опустошение корзины – означает, что нужно изъять материал и определить, что это и что с этим делать, и только потом организовывать в систему. Не складываем дела обратно.
2. ОБРАБОТКА
Прежде, чем решаем, что делать, сначала отвечаем на вопрос: можно ли с этим работать? Если нет – никаких действий не требуется, то есть это:
- ненужный мусор — выбрасываем
- сейчас ничего не делаем, но отложим на некоторое время в папку «Отложенное»
- может быть полезно позже (помещаем в систему справочной информации)
Если да – то можно работать:
- какой нужен результат?
- что нужно сделать в первую очередь? (дело с видимым результатом)
Что дальше:
- Делаем сразу же, если дело занимает меньше 2 минут.
- Перепоручаем надёжному человеку.
- Откладываем в список конкретных действий, если дело занимает больше 2 минут.
3. ОРГАНИЗАЦИЯ
Что понадобится для управления делами:
- список проектов
- хранилище или папка для планов по проектам и сопутствующих материалов
- ежедневник
- список напоминаний о следующих конкретных действиях
- список напоминаний о делегированных делах
Проект – некий желаемый результат, для достижения которого необходимо проделать больше одного шага.
Сопутствующие материалы – информация, которая может пригодиться во время работы над проектом.
Категории следующих конкретных действий:
Все 2-минутные и выполненные дела организовывать не нужно.
- события, намеченные в будущем – вносим в ежедневник.
- дела для выполнения сейчас – вносим в список следующих конкретных действий
- всё делегированное – вносим в «Лист ожидания».
Ежедневник
Категории напоминаний о делах, которые вносятся в ежедневник:
- намеченные на определенное время, день;
- те, что должны быть сделаны чем скорее, тем лучше;
- информация, привязанная к конкретному дню.
4. ОБЗОР
Если создаём персональную организационную систему со списком проектов, ежедневником, списком следующих конкретных действий и списком ожидания делегированных дел, для ее работы ничего больше не потребуется.
Чаще всего просматриваем ежедневник, который напоминает о боевом положении – какие вещи нужно сделать. После ежедневника проверяем «Список следующих конкретных действий». Он содержит перечень следующих действий, которые можно предпринять в свободное время в течение дня. Списки «Проекты», «Ожидание делегированного», «Когда-нибудь» — просматриваем по необходимости.
Основной фактор успеха – еженедельный обзор.
Всё, что потенциально должно быть сделано, просматриваем с регулярностью для того, чтобы освободить мозг от необходимости запоминания и напоминания.
Еженедельный обзор – это время, чтобы:
- собрать и обработать всё «разное»;
- просмотреть и пересмотреть всю систему;
- выделить сделанное и текущее.
5. ДЕЙСТВИЯ
Основная цель – выбор решений о том, что будем делать в каждый момент времени.
1) Модель принятия решений в конкретный момент:
1- контекст;
2- имеющееся время;
3- имеющаяся энергия;
4- приоритет.
Контекст – это некоторые условия, которые накладывают ограничения на действия. Например, дома, в офисе, в магазине, есть интернет, нет интернета и т.п.
2) Модель оценки дневной работы (когда решаем задачи или работаем):
- запланированные
задачи;
- неожиданные задачи;
- планирование задач.
3) Модель обзора собственной работы:
приоритеты должны управлять выбором. Чтобы определить приоритеты, надо хорошо
знать, в чем заключается работа. Есть как минимум 6 точек зрения, относительно
которых это можно определить, похожие на 6 высот над уровнем моря:
1- 50 тыс. футов и более = жизнь;
2- 40 тыс. футов = 3-5-летняя перспектива;
3- 30 тыс. футов = 1-2-летние цели;
4- 20 тыс. футов = круг обязанностей;
5- 10 тыс. футов = текущие проекты;
6- уровень моря = текущие дела.
4) Естественная модель планирования:
1- выбираем какое-то полезное дело;
2- думаем над целью;
3- думаем, как бы выглядел результат, как это скажется на репутации и финансовом состоянии;
4- устраиваем мозговой штурм по потенциальным шагам.
5- огранизовываем мысли по потенциальным шагам.
6- определяемся со следующим действием.